Hướng dẫn cách soạn email để tránh bị vào spam folder

Hướng dẫn sử dụng Email

Các hệ thống email dựa vào nhiều yếu tố khác nhau để đánh giá một email có phải là spam hay không (bộ lọc spam), bên cạnh các yếu tố về mặt kỹ thuật liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ email, cũng có một số yếu tố liên quan đến người dùng mà bạn nên chú ý tới. Một trong số đó là cách soạn gửi email, tuy mắc phải một số lỗi nhỏ nhưng có thể dẫn đến bộ lọc spam đánh giá email của bạn là spam.

Xác định nguyên nhân email vào spam

Khách hàng than phiền với bạn là họ không nhận được email bạn gửi đến, nguyên nhân thường hay gặp nhất là email bị rơi vào thư mục spam. Nếu hầu hết email bạn gửi đi đều bị tình trạng như vậy, hãy liên hệ ngay tới nhà cung cấp dịch vụ email, để họ thực hiện kiểm tra ngay giúp bạn.

Chỉ một số email bị vào thư mục spam, hãy liên hệ đến khách hàng của bạn để xác nhận email bạn gửi là hợp lệ, bằng cách thêm bạn vào địa chỉ liên hệ của họ. Nếu có thể, bạn hãy nhờ khách hàng kiểm tra nguyên nhân email bị spam, điều này sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn đến khách hàng và cải thiện dịch vụ tốt hơn.

Nếu email bạn gửi đến là gmail, bạn dễ dàng thực hiện kiểm tra bằng cách gửi email đến tài khoản gmail cá nhân của mình. Khi email bị vào spam, gmail sẽ có thông báo như hình bên dưới, từ đó bạn sẽ biết nguyên nhân để khắc phục.

2

Một số gợi ý để bạn soạn gửi email hiệu quả:

Tiêu đề email

  • Bạn không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề, có thể viết hoa các chữ cái đầu câu.
  • Hạn chế dùng các dấu câu đặc biệt như ?,!
  • Đừng bỏ trống tiêu đề và nên viết tiêu đề liên quan đến nội dung email mà bạn đang nói đến

Định dạng email

  • Không nên dùng font chữ quá lớn, chữ với nhiều màu sắc khác nhau, viết nội dung toàn chữ hoa. Việc này có thể gây khó chịu đến khách hàng của bạn và họ sẽ đánh dấu email của bạn là spam.

  • Nội dung mail gửi đi thường được định dạng html, bạn không nên copy nội dung trực tiếp từ word paste vào email. Vì trong word sẽ có những định dạng, ký tự mà html không hỗ trợ. Nếu html trình bày rõ ràng, bộ lọc spam sẽ đánh giá email của bạn là hợp lệ.

Hình ảnh trong email

  • Không nên chèn quá nhiều hình ảnh trong email. Nếu bạn chèn hình ảnh hãy giảm dung lượng hình ảnh và điều chỉnh kích thước để phù hợp với văn bản.
  • Nội dung email không nên chứa toàn hình ảnh, mỗi hình ảnh bạn nên có text để mô tả thêm thông tin cho hình ảnh đó, text nhiều hơn hình ảnh sẽ tốt hơn.

Liên kết (link) trong email

  • Không nên có nhiều liên kết trong email, tốt nhất bạn nên giới hạn dưới 5 liên kết trong một email.
  • Đảm bảo rằng các liên kết trong email không dẫn đến các trang web xấu, nếu không tỉ lệ email của bạn vào spam là rất cao.

Tránh dùng những cụm từ được cho là spam

  • Hàng ngày bạn nhận được rất nhiều email quảng cáo và đa phần những email này đều bị đưa vào spam và bạn cũng dễ bắt gặp một số cụm từ hay dùng trong những mail quảng cáo này như “click ngay”, “xin chúc mừng” …
  • Nếu bạn làm email marketing, hãy tránh sử dụng những cụm từ này, hãy cố gắng viết email theo hướng cá nhân hóa đến người dùng.

Gửi đính kèm file

  • Bạn nên đính kèm file với dạng file phổ biến như .jpg, .png, .pdf, .gif, .doc, .xls, .zip … Tùy theo mỗi hệ thống email thì sẽ hạn chế loại file đính kèm nào, gửi file đính kèm không hợp lệ có thể dẫn đến email của bạn bị từ chối hay xếp vào spam.
  • Nếu bạn đình kèm file số lượng lớn, hãy nén chúng lại hay chia sẻ qua các dịch vụ lưu trữ file trực tuyến như Google drive, One drive …

Hãy gửi mail đến đúng đối tượng

  • Một email nếu gửi sai đối tượng người dùng, có thể bị người dùng đó đánh dấu email của bạn là spam. Bộ lọc spam có cơ chế tự học, khi email của bạn bị nhiều người dùng đánh dấu là spam, bộ lọc sẽ dựa vào điều này để đánh giá email của bạn có phải là spam hay không cho lần gửi mail tiếp theo.
  • Bạn không nên gửi email với cùng một nội dung đến nhiều người, hệ thống email có thể xem xét bạn đang gửi email spam.
  • Nếu bạn làm email marketing, hãy dùng đến các dịch vụ email marketing, các dịch vụ này sẽ có các kĩ thuật để giúp bạn tối ưu hiệu quả gửi mail cho chiến dịch quảng cáo của mình.
  • Và nếu có thể, bạn hãy dùng một email để giao dịch chính trong công việc và một email để thực hiện quảng cáo. Như vậy việc quảng cáo sẽ không làm ảnh hưởng đến email chính của bạn.

Gửi phản hồi